Во многих государственных и коммерческих организациях видеоконференция приносит большие результаты и максимальную эффективность, а именно:
снижает время на переезды и связанные с ними расходы;
ускоряет процессы принятия решений в чрезвычайных ситуациях;
сокращает время рассмотрения дел в судах общей юрисдикции;
увеличивает производительность труда;
решает кадровые вопросы и социально-экономические ситуации;
дает возможность принимать более обоснованные решения за счёт привлечения при необходимости дополнительных экспертов;
быстро и эффективно распределяет ресурсы, и так далее.
Для общения в режиме видеоконференции абонент должен иметь терминальное устройство (кодек) видео-конференц-связи, видеотелефон или иное средство вычислительной техники. Как правило, в комплекс устройств для видео-конференц-связи входит:
центральное устройство — кодек с видеокамерой и микрофоном, обеспечивающего кодирование/декодирование аудио- и видео- информации, захват и отображение контента;
устройство отображения информации и воспроизведения звука.
В качестве кодека может использоваться персональный компьютер с программным обеспечением для видеоконференций. Большую роль в видеоконференции играют каналы связи, то есть транспортная сеть передачи данных. Для подключения к каналам связи используются сетевые протоколы IP или ISDN.